해외영업팀 김 대리는 일 년에도 몇 번씩 해외 출장을 갑니다. 출장 항공권을 예약하고, 일정이 바뀌면 항공권을 변경하고, 출장 후에는 비용도 정리해야 합니다.
글로벌 기업 출장 여행사 ATPI의 출장 관리 솔루션은 이렇게 흩어진 업무를 예약과 일정 관리부터 출장 비용 관리, 기업 출장 긴급 대응까지 하나의 흐름으로 연결합니다.
1. 출장 항공편 예약: 다음 달 싱가포르 출장, 어떤 항공편을 예약해야 할까?
월요일 아침. 김 대리에게 다음 달 싱가포르 고객 미팅 일정이 잡혔습니다. 우선 기업 출장 항공권과 호텔부터 예약해야 합니다. 회사 규정상 이용 가능한 좌석 등급은 어디까지인지, 호텔 1박 한도는 얼마인지, 특정 항공사를 우선 이용해야 하는지 확인합니다.
김 대리는 출장 일정과 희망 조건을 ATPI Korea 담당자에게 전달합니다. 담당자는 조건에 맞는 출장 항공편과 호텔 옵션을 안내하고, 승인이 필요한 경우 회사의 승인 절차를 거쳐 예약과 발권을 진행합니다.
예약이 완료되면 김 대리는 ATPI TravelHub에서 출장 항공편과 호텔 등 본인의 예약 내역과 일정을 한곳에서 확인합니다.
2. 기업 출장 항공권 변경: 런던 공항에 도착했는데 귀국편이 취소됐다
이번에는 런던 출장입니다. 고객 미팅을 마치고 공항으로 이동하던 김 대리의 휴대폰에 알림이 옵니다. 김 대리는 ATPI On The Go 앱에서 현재 항공편 변경 상황을 먼저 확인합니다.
귀국 항공편 취소.
이틀 뒤 오전에는 서울에서 중요한 미팅이 있어 긴급한 상황입니다. 김 대리는 앱에서 항공편 취소를 확인합니다. 이후 내부 절차에 따라 ATPI Korea 담당자를 통해 대체 항공편 확보를 요청합니다.
ATPI 출장 관리 솔루션은 예약 이후에 발생하는 일정 변경과 대체 항공편 확보를 지원합니다.
3. 출장 비용 관리: 출장비가 늘었는데, 어디서 돈을 더 쓰고 있을까?
김 대리는 재무 팀에 보고하기 위해 출장 비용 처리 중입니다. 이역시 ATPI ExpenSys를 이용하면 간편합니다. 호텔, 택시, 식비 등 영수증 캡처와 비용 제출·승인, 환율 처리 등의 자동화된 도구들을 활용하기 때문입니다. 출장 관리자는 예약 내역과 실제 출장 비용, 규정 준수 여부를 한눈에 확인할 수 있습니다.
그런데 분기 마감을 앞두고 재무팀에서 연락이 왔습니다.
“지난 분기보다 출장비가 많이 늘었는데 이유가 뭘까요?”
출장 담당자가 확인해 보니 출장 건수만 늘어난 것은 아닙니다. 해외영업팀이 항공권을 너무 늦게 예약한 것인지, 유럽 노선의 운임이 오른 것인지, 호텔비가 늘어난 것인지 확인해야 합니다.
엑셀 파일 여러 개를 열어 하나씩 비교하는 건 번거롭습니다. ATPI Analytics는 출장 예약과 지출 데이터를 분석해 출장 비용 관리에 필요한 정보를 제공합니다.
출장 관리자는 이런 질문을 볼 수 있습니다.
- 어느 부서의 출장비가 많이 증가했는가?
- 어떤 노선에서 비용이 많이 발생하는가?
- 직원들은 출발 며칠 전에 항공권을 예약하는가?
- 회사 출장 규정을 벗어난 예약은 얼마나 발생하는가?
- 특정 항공사나 호텔에 지출이 집중되고 있는가?
예를 들어, 해외영업 팀의 유럽 항공권 비용이 크게 늘었다고 해봅시다. 데이터를 보니 출발 직전 예약 비중이 높았습니다. 그렇다면 직전 예약의 기준을 조정하거나, 특정 노선의 공급업체 계약을 다시 검토할 수 있습니다.
출장 보고서 작성 외에도 출장 비용 분석을 통한 출장 정책을 개선에 ATPI 출장 도구를 활용할 수 있습니다.
4. 기업 출장 긴급 대응: 해외에서 긴급 상황이 발생했다
김 대리는 두바이 출장 중입니다. 현지에서 갑작스러운 보안 이슈와 교통 통제가 발생했습니다. 한국에 있는 출장 관리자에게 가장 시급한 질문은 두 가지입니다.
“지금 현지에서 무슨 일이 발생했지?”
“지금 우리 직원 중 누가 영향을 받고 있지?”
이때 ATPI Alerts는 안전·보안, 교통, 날씨, 자연재해 등 출장에 영향을 줄 수 있는 위험 이벤트 정보를 전달합니다. 출장 관리자는 어떤 지역에서 어떤 문제가 발생했는지 빠르게 확인할 수 있습니다.
그다음 ATPI Traveller Tracking System(TTS)을 통해 해당 지역에 실제로 어떤 출장자가 있는지 확인합니다. TTS는 출장자의 여정과 위치 정보를 바탕으로 특정 위험 지역에 영향을 받을 수 있는 출장자를 파악하고, 필요한 경우 출장자에게 직접 연락할 수 있도록 지원합니다.
회사는 김 대리가 긴급한 상황을 공유하기 전까지 기다리기만 할 필요가 없습니다. 필요하다면 기업 출장 여행사와 협의해 이동 또는 귀국 일정을 조정합니다.
출장 전·중·후, 긴급 상황 대응까지 ATPI 출장 관리 솔루션
김 대리의 사례처럼 출장이 잦은 글로벌 기업에는 출장 항공권, 호텔 예약 대행뿐 아니라 일정 변경과 안전 문제까지 지원하는 체계가 필요합니다.
기업 출장 여행사 ATPI Korea는 전담 담당자의 예약·발권·변경 과정에 TravelHub, On The Go, ExpenSys, Analytics 같은 온라인 도구를 연결해 출장 전반을 지원합니다. 예약 내역과 일정은 한곳에서 확인하고, 데이터 분석으로 출장 비용 관리에 필요한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 긴급 상황에서는 담당자가 위험 지역의 출장자를 확인하고 필요한 이동 조치를 지원합니다.
우리 회사의 예약·비용 처리에서 줄일 수 있는 업무는 무엇인지, 기업 출장 긴급 대응 체계는 어떻게 마련할지 지금 ATPI Korea에 상담해 보세요.
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